Апостиль у нотариуса: на какие документы его можно получить

Нотариальная печать на документе ещё не гарантирует, что его примут за границей. Иностранным учреждениям важно убедиться в подлинности подписи и полномочиях должностного лица, выдавшего или удостоверившего документ. Для этого в предусмотренных случаях используется апостиль. Если неправильно определить порядок оформления, документы придётся подавать повторно, а подготовка может затянуться на несколько недель.

Нотариальное удостоверение и апостиль выполняют разные функции. Поэтому апостиль нотариус проставляет не на каждый документ: всё зависит от его вида и требований законодательства. Разберёмся, что подтверждает апостиль, какие органы его проставляют и в каких случаях можно обратиться к нотариусу.

Что подтверждает апостиль и почему не требуется консульская легализация

Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность подписи на официальном документе, статус лица, подписавшего его, а также, при необходимости, подлинность печати или штампа. При этом апостиль не подтверждает достоверность содержания документа и не проверяет изложенные в нём сведения.

Упрощённая процедура легализации действует между государствами, для которых применяется Гаагская конвенция 1961 года. Если страна назначения участвует в этой системе, апостиль, как правило, заменяет консульскую легализацию.

Для государств, на которые действие Конвенции не распространяется, может потребоваться другая процедура. Кроме того, отдельные страны имеют двусторонние соглашения, предусматривающие освобождение документов от дополнительного засвидетельствования. Поэтому перед оформлением важно проверить требования именно той организации, куда будут подаваться бумаги.

Какой орган проставляет апостиль на разные документы

Уполномоченный орган определяется видом документа и тем, кем он был выдан или удостоверен. Единого учреждения, которое оформляет апостиль на все категории бумаг, нет.

Основные категории распределяются следующим образом:

• Дипломы, аттестаты и образовательные сертификаты. Апостиль на документы об образовании проставляет уполномоченный орган в сфере образования и науки. Нотариально заверенная копия диплома сама по себе не заменяет эту процедуру.
• Справки МВД, медицинские и архивные документы. Порядок их апостилирования зависит от вида документа и компетенции соответствующего государственного органа.
• Свидетельства органов ЗАГС, судебные и нотариальные документы. Для этих категорий предусмотрена процедура через уполномоченные органы юстиции в соответствии с действующими правилами.

Перед подачей документов стоит проверить актуальный порядок оформления, поскольку полномочия органов и требования к отдельным категориям могут меняться.

Что делать с нотариальными документами

Нотариус может удостоверить договор, доверенность, заявление или согласие. Однако такое удостоверение само по себе не означает, что документ автоматически будет признан за границей. Если принимающая сторона требует апостиль, необходимо пройти дополнительную процедуру.

В этом случае апостиль на нотариальные документы проставляется уполномоченным государственным органом, который подтверждает подлинность подписи и статус нотариуса. Важно учитывать, что нотариальное удостоверение и апостилирование — два самостоятельных этапа.

Порядок оформления зависит от категории документа и действующих нормативных требований. Поэтому, выбирая между обращением в профильное министерство и услугой, которую предлагает нотариус с апостилем, сначала выясните, какой орган уполномочен работать именно с вашим документом.

В Киеве действуют те же правила, что и в остальных регионах Украины. Нотариус апостиль Киев оформляет в соответствии с общегосударственным порядком и установленными полномочиями. Перед записью желательно уточнить, можно ли получить апостиль у нотариуса или потребуется обращение в другой уполномоченный орган.

Если документ нельзя апостилировать напрямую

Некоторые документы, например справки частных организаций или заявления, составленные самим человеком, не относятся к категории официальных документов, на которые можно непосредственно поставить апостиль.

В определённых случаях выходом становится оформление аффидевита — нотариально удостоверенного заявления, в котором человек подтверждает определённые сведения или обстоятельства. После этого апостиль может быть проставлен на нотариальный документ, если такая процедура предусмотрена действующими правилами и принимается страной назначения.

Важно понимать, что аффидевит не превращает частный документ в государственный и не подтверждает автоматически достоверность всех содержащихся в нём сведений. Перед оформлением необходимо выяснить, примет ли принимающая сторона такой способ подтверждения.

Таким образом, возможность получить апостиль зависит от правового статуса документа, а иногда — от необходимости предварительно оформить дополнительное нотариальное заявление.

Срок действия апостиля и требования принимающей стороны

Сам апостиль обычно не имеет отдельного срока действия. Однако это не означает, что документ с ним можно подавать в любое время. Принимающая организация вправе устанавливать ограничения по дате выдачи самого документа.

Например, для справок о несудимости, медицинских документов и некоторых других бумаг могут требовать недавно выданный оригинал. Даже если апостиль оформлен правильно, устаревший документ могут не принять.

Перед началом процедуры уточните в принимающей организации:

• требуется ли оригинал документа или допускается нотариально заверенная копия;
• нужен ли апостиль или достаточно другого способа подтверждения;
• необходимо ли переводить сам апостиль, печати и дополнительные отметки;
• требуется ли нотариальное заверение перевода;
• есть ли ограничения по сроку выдачи документа.

Заранее проверив эти условия, вы сможете правильно определить последовательность оформления и избежать лишних расходов. Главное — сначала установить требования страны и учреждения назначения, а затем выбирать подходящий способ апостилирования.